制冷剂采购的合规管理，不只是价格与交期的问题。环大气〔2026〕8号文实施后，管控物质实行全链条监管，“向不符合规定的单位销售或者购买管控物质”被列为重点查处行为，留存完整原始资料（至少3年）是采购方的法定义务。本清单供采购、仓储、质量与设备管理人员逐项核对，覆盖采购前、交易中、交易后与使用仓储四个环节。
一、采购前：核验供应商资质
- □ 确认供应商身份：生产单位销售自产的管控物质及其混合物无需销售备案；贸易、分装、批发企业应当已办理销售备案
- □ 登录消耗臭氧层物质信息管理系统（new-ods.ozone.org.cn）“信息公开”栏目，按企业名称查询对方备案与配额信息
- □ 混合制冷剂（R404A、R407C、R410A、R507A、R449A、R452A 等）同样在管控范围，核查不因是“混合物”而省略
- □ 首次合作前索取对方备案情况说明；涉及生产单位直销的，可要求提供生产配额许可证明复印件
- □ 不接受个人渠道或来源不明的货品——管控物质不得向个人销售，无合规来源同时存在质量与法律风险
二、采购前：确认我方手续
- □ 制冷空调设备或系统的制造、建设、安装服务单位：使用管控物质及其混合物的，应办理使用备案（所在地设区的市级）
- □ 从事制冷空调设备、制冷系统或灭火系统维修、报废处理经营活动的单位：应办理维修备案（设区的市级，一次备案、长期有效）
- □ 从事管控物质回收、再生利用、销毁经营活动的单位：应办理省级备案
- □ 企业采购自用（不从事制造、建设、安装、维修等经营活动）一般不在备案范围内，但不得对外转售——一旦对外销售即成为销售单位，需办理销售备案
- □ 不确定自身是否在备案范围的，向所在地设区的市级生态环境主管部门咨询确认
三、交易中：合同与随货单据
- □ 要求供应商提供所售管控物质的品种、数量、用途、规格等准确信息——这是销售方的法定义务，采购方有权索要
- □ 混合制冷剂随货索取 SDS（16 章安全数据表）与批次信息；钢瓶包装核对产品标识、组分与 UN 编号
- □ 合同或订单中明确管控物质品种、数量、规格，到货后逐批与实物核对
- □ 发票、送货单、过磅单、质检单等原始单据完整留存，做到批批可追溯
- □ 接受制冷空调系统建设或安装服务时，可要求服务方提供使用的管控物质品种、用量及上游生产或销售单位信息
四、交易后：记录与数据报送
- □ 建立管控物质采购台账：品种、数量、来源、用途、规格逐批登记
- □ 原始资料（含电子记录）保存至少 3 年——这是法定义务，不是建议
- □ 按规定通过系统报送数据：生产、销售、使用单位于每季度结束后 15 个工作日内；维修、回收、再生利用、销毁单位于每年度结束后 30 个工作日内
- □ 企业名称、注册地址、经营场所、法定代表人等信息发生变化的，及时办理备案变更；不再从事相关经营活动的，及时注销
五、使用与仓储环节
- □ 仓储区域按化学品管理要求分类存放，钢瓶远离高温与明火，避免剧烈碰撞
- □ 充装、转移操作由经培训人员执行，佩戴相应防护用品，按规程操作
- □ 剩余物料不向无资质单位转售，退返供应商或交由有资质的回收、再生利用单位处置
六、政策时间表备忘
- □ HFCs 履约时间表：2024 年冻结在基线水平，2029 年削减 10%、2035 年削减 30%、2040 年削减 50%，2045 年以后不超过基线水平的 20%——长期供货协议与库存策略据此规划
- □ 自 2026 年 1 月 1 日起，禁止生产以 HFCs 为制冷剂的家用电冰箱和冰柜产品（生态环境部公告 2025 年第 27 号），相关设备厂商注意选型切换
- □ HCFC-141b 发泡剂禁令分阶段实施：2026 年 1 月起组合聚醚与聚氨酯产品（喷涂泡沫除外）、2026 年 7 月起喷涂聚氨酯泡沫产品
- □ 两个年度窗口写入内部日历：每年 10 月 31 日前（生产单位申请下一年度生产配额）、12 月 1 日至次年 1 月 31 日（销售、使用单位年度备案）
七、一页速查
采购前三件事：查备案、验单据、留记录。经营主体四件事：该备案的备案、按时报送数据、记录保存 3 年、变更注销及时。把这份清单贴在采购办公室，比出问题时再翻法规省力。
安徽凯而文制冷科技有限公司已按规定办理相关资质，可向客户提供备案情况说明与随货合规单据，协助完成采购侧合规核对。如需了解具体品种的供货安排，欢迎与我们联系。
免责声明：本文依据生态环境部等主管部门公开发布的政策文件整理，仅供参考，不构成法律意见；具体要求以主管部门最新规定及当地执行口径为准。